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SAP Concur, las claves de un viaje más que rentable

SAP Concur, las claves de un viaje más que rentable | IECISA

SAP Concur, las claves de un viaje más que rentable

19/11/2019 / Javier Mendoza Delage /SAP HCM

En este post os contaré por qué SAP Concur es, a nivel mundial, la solución cloud líder para la gestión de las reservas de viajes y gastos de empleado. Una pista de por dónde van los tiros: eficiencia de procesos, control del gasto y experiencia de usuario


Antes de dar más detalles, seguro que muchos de vosotros os preguntáis por qué no conocéis esta solución o tenéis pocas referencias de uso en el mercado español. Pues bien, la respuesta es bien sencilla. SAP Concur ha sido recientemente (verano de 2019) homologada por la Agencia Tributaria Española (AEAT) para la digitalización y custodia de facturas y recibos.

Así, es ahora cuando la solución parece haber dado el pistoletazo de salida en nuestro mercado, creando el fabricante una estructura propia de comerciales en nuestro país. Se convertía así en la única solución homologada en ofrecer de forma integral reservas de viaje y liquidaciones de gastos de empleados. Hasta entonces, era frecuente solo entre filiales de multinacionales extranjeras (la propia SAP).

Procesos más eficientes (el tiempo cuesta dinero…)


Empecemos por aquí. Dentro del mercado doméstico, el proceso de gestión de viajes y gastos vive diferentes grados de madurez. Sin embargo, parece difícil que alguno llegue al nivel alcanzable con esta solución. Básicamente, enumero los motivos:

  • Descentralización absoluta del proceso end-to-end, lo que conduce a ahorro de tiempo.
  • Eliminación del papel gracias a un potente OCR, traducido en minimización de pérdida de recibos y ahorro en tiempo en la liquidación de gasto.
  • Envío, aprobación y reembolso gestionado desde cualquier lugar y dispositivo, de nuevo menor tiempo.
  • Una red de partners integrados que facilita la creación de notas de gastos de forma automática. Ya hablaremos en el siguiente post sobre esto.

Control del gasto (digamos que hablamos…, de dinero)


El propio fabricante publicó un estudio, basado en informes de IDC Report y testimonios de clientes de SAP Concur, en el que se ponía en evidencia el ahorro en gastos de viajes con la nueva solución. No os aburro con números por ahora, mejor ahondar en las causas:

  • Cumplimiento exhaustivo de las políticas de viaje y gasto configuradas en la herramienta.
  • Precios de reservas de viajes más competitivos gracias a la extensa red de proveedores.
  • Reducción de gastos innecesarios debido a la visibilidad que la solución ofrece a todos los involucrados (Aprobador/Manager, Auditores de gastos, reporting…).
  • Recuperación de parte del I.V.A. a través de partners especializados (sin coste alguno).
  • Y de nuevo, el ahorro de tiempo, tiempo = coste…

Experiencia de usuario (el dinero no lo es todo, casi…)


Existen aspectos intangibles, o difíciles de cuantificar, que justifican inversiones por sí mismos. OS invito a que echéis un vistazo a este vídeo, Concur Expense Product Demo, y os haréis una idea de cómo SAP Concur mejora la experiencia del usuario, es decir, del empleado o colaborador, hablando en ‘trending’.

Creo que todos sabemos, a estas alturas, los beneficios de esta mejora en tiempos de ‘millenials’. Hablamos de atracción y fidelización de empleados, productividad laboral, potenciar la imagen de empresa internamente, incluso mejora la imagen de marca de puertas afuera.

Imagina que tu empresa te ofrece una aplicación accesible, disponible desde tu dispositivo móvil, intuitiva y fácil de usar, y que además hace que te olvides de guardar el recibo de taxi con una simple captura. Por cierto, antes de tirar ese recibo e incluso de haber deshecho tu maleta, puede que ya hayas enviado tu liquidación desde tu app móvil. O lo que es lo mismo, anticipas el reembolso y de una forma más segura

Para otro día…


Lo dejo por hoy por intentar ir al grano, no por falta de argumentos, así que en el siguiente artículo os cuento más de la red de partners que tiene integrada la aplicación, las posibilidades de integración (muchas y, de forma nativa, con soluciones SAP), actualizaciones/mejoras trimestrales, y los muchos servicios adicionales que nos ofrece SAP Concur en materia de Duty of care, control presupuestario, reporting, machine learning de su OCR… Más bien, me harán falta unos cuantos posts para que os hagáis una idea de los beneficios de esta solución.

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