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La transformación de los procesos documentales

La transformación de los procesos documentales | IECISA

La transformación de los procesos documentales

12/05/2020 / Jaume Barella /Tecnologia documental

En 1978, Micronet, Inc. utilizó por primera vez el eslogan “Paperless Office” para fines comerciales. Más de 40 años después, las restricciones de movilidad, impuestas por el estado de alarma como consecuencia de la crisis sanitaria provocada por el Covid-19, han acelerado de forma determinante la puesta en marcha de tecnologías y medios para permitir a los empleados de las empresas seguir realizando las mismas o similares tareas en la modalidad de teletrabajo.


La realidad es que, en muy poco tiempo (días, semanas), las empresas han llevado a cabo múltiples iniciativas orientadas a dotarse de los medios necesarios para seguir operando con la “mayor normalidad posible” durante esta situación sobrevenida: ampliación de líneas de comunicación, dotación de infraestructura de redes virtuales privadas (VPN de sus siglas en inglés), adquisición de ordenadores portátiles para los empleados o implantación de soluciones de escritorio virtuales (VDI de sus siglas en inglés), por citar solo algunas de las iniciativas más significativas.

Pero a pesar de todo este despliegue de medios realizado y que ha permitido adaptarnos a un teletrabajo masivo (que también podríamos calificar de forzado), muchas empresas y organismos son solo parcialmente operativos y el motivo principal es que todavía a día de hoy, muchos procesos de negocio siguen sin estar suficientemente digitalizados: facturas que se envían en papel,  información relevante de contratos que están almacenados en un archivo físico y basados en circuitos de firmas tradicionales, expedientes de recursos humanos también en archivos físicos, procesos administrativos en los organismos públicos digitalizados parcialmente o directamente no digitalizados, procesos de validación de documentos en papel o electrónicos basados en procesos manuales y así podríamos seguir con un largo etcétera de ejemplos reales y cotidianos.

Ante esta realidad, y en el contexto de la necesidad de transformación digital de las empresas y organismos cabe preguntarse: ¿Por qué no se ha avanzado más en la automatización y digitalización de procesos en empresas y organismos? ¿Cuáles son los motivos?

Es evidente que no hay una única respuesta a estas preguntas, pero podríamos apuntar las siguientes causas principales:

  • La transformación digital se ha enfocado más a transformar el front-office que a hacer eficiente el back-office. Para que se entienda mejor el significado de esta afirmación, pondremos un ejemplo: se han dirigido muchos más recursos a proyectos que permitan que un cliente pueda contratar un servicio on-line desde su teléfono móvil, que a hacer más eficiente el proceso interno de pago de una factura o de autorización de un gasto de un departamento.
  • Falta de recursos para abordar transformaciones y digitalizaciones de calado. Las transformaciones requieren recursos, tiempo y dinero. Las áreas de gestión y administración de las empresas se ven como centros de coste y no como centros de beneficio. Esto significa que las empresas tienden a ajustar los recursos en estas áreas para aquilatar los costes de estructura. Compaginar las tareas diarias de estos departamentos transversales con las tareas de transformación de procesos es muy difícil y, cuando es posible compaginarlos, los plazos de ejecución y los resultados suelen alargarse en el tiempo.
  • Dificultades organizativas. Automatizar o digitalizar un proceso de forma transversal en grandes empresas es una tarea compleja debido a que suele afectar a diferentes áreas o departamentos con diferentes necesidades y prioridades.
  • Resistencia a la digitalización de procesos con implicaciones legales y/o económicas. En algunas ocasiones, las áreas jurídicas suelen ser muy prudentes en relación a la digitalización de procesos con fuertes implicaciones legales y/o económicas.

A pesar de todo ello, hay iniciativas de digitalización que sí pueden abordarse de forma rápida, eficiente y flexible en costes para acelerar la automatización y digitalización de procesos. Para ello, de entre la amplia oferta de productos y servicios que ofrece IECISA al mercado, vamos a hablar de los servicios de outsourcing y cloud documental (BPO cloud services).


servicios BPO IECISA

 


Los servicios de BPO cloud services se caracterizan por su flexibilidad, ya que se adaptan a los requerimientos y necesidades de los clientes e incluyen todos los servicios necesarios y que pueden ser requeridos en un servicio de estas características:

  • Recepción
  • Procesado
  • Puesta a disposición
  • Custodia
  • Devolución o destrucción

Recepción

La recepción puede ser de documentación física o documentación en formato electrónico.  

En el caso de la documentación física y en función de las necesidades, la recepción de la documentación puede incluir los servicios de inventariado en origen, embalaje, transporte y recepción en el centro de servicios documentales.

La recepción de documentación en formato electrónico cada vez tiene más peso con relación a la documentación en formato papel y se puede recibir por diferentes medios telemáticos: correo electrónico o transferencia de ficheros segura entre otros. Los formatos recibidos habitualmente son ficheros PDF, JPG o TIF. La crisis sanitaria producida por el COVID-19 está acelerando el uso de documentación electrónica frente a la documentación en papel.

Procesado

El procesado consiste en las siguientes tareas:

  • Digitalización con dispositivos de producción especializados (en el caso del papel).
  • Procesado de los documentos con herramientas de OCR inteligente, esto es, herramientas que utilizan algoritmos basados en la inteligencia artificial y que permiten, entre otras funcionalidades, la clasificación automática de documentos en base a su contenido y/o extraer los datos de valor para el negocio. Por ejemplo, en el caso de una factura se puede extraer automáticamente el número de factura, la fecha de la factura, el NIF del emisor y receptor, los importes base y totales, los impuestos aplicados y también los datos de las líneas de detalle entre otros campos de valor que puedan ser necesarios para el negocio.
  • Video-validación de errores o de campos que no cumplen con los criterios de validación establecidos.
  • Control de calidad final.

Puesta a disposición

Una vez procesada la documentación se procede a entregarla por medios telemáticos, en el formato acordado, al cliente final para que pueda integrarla ya en formato electrónico en sus procesos de negocio.

Adicionalmente ofrecemos servicios de cloud documental, es decir, ponemos a disposición de los clientes la documentación tratada en nuestras Factorías de Servicios Documentales, junto con los datos, en un entorno cloud accesible vía web por parte de los clientes, de forma que una vez tratada la documentación es accesible de manera inmediata por parte de los clientes.

Además, se ofrecen servicios de integración B2B desde nuestro cloud documental a los sistemas de gestión corporativos de las empresas. De ese modo, los usuarios que usan las aplicaciones corporativas pueden acceder de forma transparente a los documentos almacenados en nuestro cloud documental contextualizados con la información que está gestionando.

Custodia

El servicio puede incluir también, los servicios de custodia de los documentos el tiempo necesario que legalmente se requiera. Igualmente, la documentación electrónica puede ser custodiada el tiempo que se requiera.

Devolución / destrucción

Al final del procesado o al final del ciclo de vida de custodia, la documentación física puede ser devuelta al cliente o, con la autorización necesaria, enviada a destruir. Así mismo, también se aplican los ciclos de vida establecidos para la documentación electrónica, de manera que al final de su ciclo de vida es eliminada de nuestros sistemas de información.

Todos estos servicios se realizan desde nuestros Centros de Servicios Documental o factorías BPO que se han mantenido operativos a pesar de la situación de alarma.


Centros de Servicios Documental de IECISA

 

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